Gennemsigtighed i databehandlingen
Cphbusiness arbejder for, at du som registreret hos os er sikret den gennemsigtighed, som EU’s databeskyttelsesforordning giver dig ret til.
Vi har i vores overordnede politik for behandling af persondata gjort det klart, at vi kun indsamler og behandler data, der er nødvendige for, at vi kan administrere dit studieforløb (og lignende) – og for at vi kan drive Cphbusiness som en god forretning.
Vi behandler kun personoplysningerne til formålet, og hvis vi får brug for dem til et andet formål, informerer vi dig først.
Om behandling af oplysninger om COVID-19-smitte
Cphbusiness har pligt til at medvirke til smittereduktion og smitteopsporing. Dette gør vi under hensyntagen til beskyttelsen af den enkelte registreredes privatliv.
Vi arbejder for at hensynet til folkesundheden og smitteopsporing på den ene side tilgodeses, og at den enkeltes oplysninger samtidig beskyttes. Vi opbevarer kun oplysninger om smitte eller mistanke om smitte så længe disse behandles.
Situationer, hvor vi behandler dine oplysninger (borgere)
Når du som borger uden tilknytning til Cphbusiness retter skriftlig henvendelse til os, modtager vi din henvendelse i sikre systemer, og behandler den med det formål at besvare dit spørgsmål. Når vi er færdige med at behandle sagen, slettes den i postsystemerne men bevares i journaliseringssammenhæng, da Cphbusiness bl.a. er underlagt bestemmelser om offentlighed i forvaltningen og pligt til journalisering. Vi udleverer ikke dine oplysninger til nogen.
Situationer, hvor vi behandler dine oplysninger (nyhedsbrevsmodtager)
Hvis du tilmelder dig et nyhedsbrev fra Cphbusiness, vil vi anvende din e-mail til at sende dig markedsføring. Vi udleverer ikke dine oplysninger til nogen. Du kan til enhver tid framelde dig nyhedsbrevet.
Situationer, hvor vi behandler dine oplysninger (leverandører, samarbejdspartnere, kontaktpersoner ved praktikophold)
Hvis vi har indgået en aftale med dig om at du skal levere en ydelse til os, eller vi skal levere en ydelse til dig, vil vi behandle dine personoplysninger med det formål at opfylde aftalen. Vi udleverer ikke dine oplysninger til nogen.
Når du er praktikvært eller kontaktperson ved praktik, vil du blive registreret i vores CRM-system som del af praktikkontrakten for den studerende med det formål at sikre rammerne for den studerendes praktikophold. Vi udleverer ikke dine oplysninger til nogen.
Situationer, hvor vi behandler dine oplysninger (ansøgere og studerende)
Når du søger om optagelse på en uddannelse eller en del af en uddannelse på Cphbusiness, foregår det typisk ved, at du i et system opretter en ansøgning og oploader dokumentation. Disse oplysninger modtager vi via en sikker forbindelse og behandler i vores forskellige studieadministrative systemer med det formål at vurdere, om du opfylder adgangsbetingelserne. Hvis der mangler information eller der i øvrigt er spørgsmål, kontakter vi dig herom. Vi anvender sikre forbindelser til denne kommunikation.
Hvis du optages på uddannelsen eller dele af uddannelsen, modtager du besked herom, og inden studiestart får du dels tildelt en cphbusiness-mailadresse, og dels oprettes du i de systemer, vi anvender til at understøtte vores undervisning, fx vores læringsplatform. Du oprettes med et single sign-on (WAYF), der sikrer, at du som bruger genkendes med dine rettigheder i systemerne. Hvis du har navne- og adressebeskyttelse, vil vi, kort efter du er blevet optaget, kontakte dig og bede dig oplyse, hvilket kaldenavn du ønsker at anvende på bl.a. vores læringsplatform.
I forbindelse med studiestart på fuldtidsuddannelser udstedes et studiekort, som du kan bruge til at identificere dig med som studerende. Til brug for studiekortet skal du have taget et portrætfoto i Cphbusiness’ fotoautomater. Dette foto anvendes til studiekortudstedelse og overføres til de studieadministrative systemer, hvor det anvendes som en del af stamoplysninger om den studerende. Derfor fremgår det fx også af det digitale læringssystem (Moodle) og holdlister til administrativt brug.
I løbet af din uddannelse på Cphbusiness behandles dine data løbende, efterhånden som du deltager i undervisning, modtager og besvarer mails, deltager i eksamen, evt. klager over forhold eller søger om dispensation eller lignende. Du vil også undervejs opleve at få tilsendt spørgeskemaer og evalueringer, som har til formål at sikre kvaliteten af din uddannelse og dit uddannelsessted. Du er velkommen til at undlade at besvare disse evalueringer og spørgeskemaer, men vi vil opfordre dig til at deltage, da de er meget væsentlige for kvalitetssikringen af din uddannelse og dit uddannelsessted. (Vær opmærksom på, at der i forbindelse med studiestart gennemføres studiestartsprøve på fuldtidsuddannelserne, som det er obligatorisk at deltage i.)
Hvis du, mens du er studerende, søger om plads som udvekslingsstuderende hos en institution, som Cphbusiness har en aftale med, vil vi fremsende dokumentation for dine eksamensresultater og din ansøgning til partneren. Vi vil informere dig, når dette sker. Cphbusiness’ europæiske partnere er også underlagt databeskyttelsesforordningen og passer derfor godt på dine oplysninger. For partnere uden for EU har Cphbusiness dialog med institutionerne om databeskyttelse.
Når du afslutter din uddannelse eller din uddannelsesdel udsteder vi et eksamensbevis til dig og sender det til dig via en sikker forbindelse. Efterfølgende kan du opleve at få tilsendt spørgeskemaer og evalueringer, som har til formål at sikre kvaliteten af din uddannelse og dit uddannelsessted. Du er velkommen til at undlade at besvare disse evalueringer og spørgeskemaer, men vi vil opfordre dig til at deltage, da de er meget væsentlige for kvalitetssikringen af din uddannelse og dit uddannelsessted.
Som led i kvalitetssikringen af vores uddannelser arbejder vi datadrevet med uddannelsesstatistik, forstået som statistiske analyser af oplysninger og studerende og ansøgere. Der analyseres ikke på personniveau.
Al administrativ behandling af dine personoplysninger sker i sikre systemer, hvortil kun sikkerhedsmæssigt clearet personale har adgang, og behandlingen sker med hjemmel i national lovgivning. I sjældne tilfælde vil du skulle give et samtykke til behandlingen af dine oplysninger.
Alle undersøgelser sendt til dig af Cphbusiness har vi enten hjemmel til at gennemføre eller er pålagt af vores ministerium at medvirke til.
Situationer, hvor vi udleverer dine oplysninger (ansøgere og studerende)
Cphbusiness udleverer kun i ganske sjældne tilfælde oplysninger om dig. Det gælder situationer, hvor ministeriet og underliggende styrelser eller andre myndigheder beordrer os hertil, eksempelvis ved indberetning af alle studerendes studieaktivitet. På baggrund af disse indberetninger tildeles Cphbusiness midler til at drive uddannelser og forskning for. Cphbusiness har ikke mulighed for at undlade at udlevere oplysningerne, og du kan derfor heller ikke anmode om, at du undtages fra denne udlevering af informationer. Udlevering sker via sikre forbindelser, og myndighederne har på samme måde som Cphbusiness et meget klart fokus på datasikkerhed og på at anvende data til formålet.
Cphbusiness udleverer ikke oplysninger om dig til tredjepart, med mindre tredjepart har en klar hjemmel til at få og behandle oplysningerne. Dette gælder eksempelvis, hvis du er deltager på et arbejdsgiverbetalt kursus. Her vil vi udlevere de oplysninger om din kursustilmelding, som din arbejdsgiver skal bruge til at kunne betale for din deltagelse. (Typisk dit navn, navnet på kurset, startdato og pris.) Hvis dit kursus bliver aflyst, eller der af andre grunde ikke opkræves betaling, informeres din arbejdsgiver også herom, så virksomheden er klar over, at deltagergebyret ikke skal betales. Der vil ikke efterfølgende blive delt oplysninger om dig.
I enkelte situationer kan Cphbusiness vælge at sende dig fysiske ting til din hjemmeadresse. I sådanne situationer vil Cphbusiness som oftest anvende en ekstern leverandør til dette arbejde, som derfor får tilsendt privatadresser for de personer, der skal modtage forsendelsen. Cphbusiness vil i en sådan situation bede leverandøren om at slette disse oplysninger, så snart forsendelsen er foretaget.
Cphbusiness anvender databehandlere, som hjælper os med IT- eller andre tjenesteydelser. Disse databehandlere handler efter instruks fra Cphbusiness, og behandler personoplysninger på vegne af Cphbusiness. Cphbusiness sikrer således, at databehandlere overholder gældende lovgivning.
Situationer, hvor vi udleverer dine oplysninger (medarbejdere)
Cphbusiness udleverer kun i ganske sjældne tilfælde oplysninger om medarbejdere. Det gælder situationer, hvor ministeriet og underliggende styrelser eller andre myndigheder beordrer os hertil. Derudover videregiver Cphbusiness oplysninger om medarbejdere til SKAT, pensionsselskaber og andre relevante myndigheder, der har krav på udlevering, fx til kommuner ved refusion i forbindelse med længerevarende sygdom. Desuden kan vi vælge at anvende eksterne databehandlere, når vi gennemfører forskellige typer af evalueringer som fx APV og organisationsevaluering. Der indgås databehandleraftaler med sådanne eksterne parter, og det sikres, at medarbejderoplysninger behandles sikkert. Cphbusiness videregiver ikke oplysninger om ansættelsesforhold uden medarbejderens samtykke.
I enkelte situationer kan Cphbusiness vælge at sende fysiske ting til medarbejdernes hjemmeadresse. I sådanne situationer vil Cphbusiness som oftest anvende en ekstern leverandør til dette arbejde, som derfor får tilsendt privatadresser for de personer, der skal modtage forsendelsen. Cphbusiness vil i en sådan situation bede leverandøren slette disse oplysninger, så snart forsendelsen er foretaget.
TV-overvågning
Som del af sikkerheden på Cphbusiness, overvåger vi vores indvendige bygninger samt ind- og udgange. Optagelserne bliver slettet efter 30 dage. Optagelserne bevares i sikre systemer, hvortil kun sikkerhedsmæssigt clearet personale har adgang. Vi videre giver alene oplysningerne, hvis der foreligger en klar retlig forpligtelse hertil, eksempelvis hvis politiet anmoder om optagelserne i forbindelse med en anmeldelse om tyveri eller overfald.
Opbevaringstid
Vi opbevarer dine data, indtil de ikke længere er nødvendige for os at behandle. I visse situationer kan det være vanskeligt på forhånd at give en nøjagtig tidsramme, men nedenstående afsnit viser vores ramme for behandlingstiden af dine oplysninger.
Ansøgere og studerende
- Vi opbevarer dine personoplysninger i overensstemmelse med diverse lovkrav for offentlige myndigheder, herunder Arkivloven, Offentlighedsloven, Forvaltningsloven, Lov om erhvervsakademier for videregående uddannelse og Eksamensbekendtgørelsen. Vi sletter således oplysninger om indskrevne studerende, når vores behandlingsgrundlag som offentlig myndighed ophører.
- Derudover behandler vi kun oplysninger om studerende/tidligere studerende i den udstrækning, vi har et særskilt behandlingsgrundlag hertil.
- Såfremt det særskilte behandlingsgrundlag er samtykke, opbevarer vi disse personoplysninger indtil formålet med behandlingen er ophørt, eller indtil du tilbagekalder samtykket.
Leverandører, samarbejdspartnere mv.
- Oplysninger tilknyttet transaktioner mellem dig og os slettes som udgangspunkt senest efter den almindelige forældelsesfrist på 5 år efter udløbet af aftalen.
Deltagere til konferencer, workshops, åbne arrangementer o.l.
- Vi sletter dine afgivne personoplysninger med det samme, når du anmoder om det.
Markedsføringssamtykke
- Slettes hurtigst muligt efter din afmelding.
Henvendelser fra dig
- Opbevares som udgangspunkt i indtil 6 måneder efter endt behandling, medmindre journaliseringspligten tilsiger andet.
Såfremt vi har grund til at opbevare dine oplysninger for at opfylde retlige forpligtelser, der påhviler os, herunder fx juridiske tvister, forbeholder vi os at opbevare dine oplysninger i længere tid og minimum indtil sagens afslutning.
Som nævnt ovenfor har Cphbusiness som mål primært at behandle data, vi har lovhjemmel til at behandle, men hvor vi kun må gøre det efter at have fået samtykke fra dig, behandler vi kun disse data, når vi har fået samtykket, og vi stopper i det øjeblik, du eventuelt trækker det tilbage.
Gennemsigtigheden er også sikret ved, at du til enhver tid er velkommen til at bede om at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har registreret om dig, og hvordan vi anvender dem.
Vi vil dog godt opfordre til, at du bruger denne mulighed varsomt og ikke for hyppigt – med ”rimelige mellemrum”, som det hedder i databeskyttelsesforordningen.
Hvor kommer reglerne fra?
Databeskyttelsesforordningens artikel 5 beskriver de principper for behandling af personoplysninger, som alle, herunder også Cphbusiness, skal efterleve. I forordningens artikel 12 beskrives en dataansvarligs ansvar for at sikre gennemsigtighed i databehandlingen.